商业银行 | 金融采购数字化的思考

作者：张 兵

 

2023年中央金融工作会议要求：推动金融高质量发展，做好科技金融、绿色金融、普惠金融、养老金融、数字金融“五篇大文章”。国家金融监管总局进一步要求，数字金融要把握机遇重视安全，提高金融服务便利性和竞争力。数字金融的建设投入大，增长迅速。以六大国有银行为例，2023年金融科技总投入金额为1228.22亿元，同比增长5.38%。其中，绝大部分资金投入需要通过采购环节落地。金融机构的成本支出，除人力资源费用外，大部分也需要通过采购过程实现。因此，做好金融采购数字化，既是金融机构数字金融建设的重要组成部分，也是支持数字金融建设的基础。

 

金融采购概念的提出已经有较长的时间。2009年4 月，中国金融学会牵头成立了金融采购专业委员会，旨在专门研究金融采购领域的理论与实用技术，促进金融行业内外采购信息交流。金融行业的采购虽然不像制造业采购那样进入企业核心供应链管理，接受严苛的成本控制考验，但由于金融行业的体量大、从业人员多、采购规模大、金融科技采购占比高，作为强监管行业，金融行业合规性要求严格，其采购具有明显的行业特征。

 

金融采购数字化的问题与挑战

 

早期的金融采购数字化，主要是金融机构依托内部财务系统，或者单独建立系统，实现采购档案的管理和采购中心内部的审批流程管理。近年来，内外部监管力度加大，对金融采购工作越来越重视，越来越多的金融机构成立专门的采购部门，对金融采购的数字化要求也越来越高，挑战也越来越大。

 

金融采购科技深度赋能的迫切性增强。采购的体制、机制不断优化，采购制度不断丰富完善。“制度建在流程上、流程建在系统上”的理念增加了建立强大的采购系统的必要性。金融采购工作要落实好从严治党的要求，回应严格的内外部检查的整改要求，实现买得更好、买得更快、买得更合规，构造不敢腐、不能腐、不想腐的采购环境，达到“廉洁、合规、高效”的目标， 需要通过数字化手段，通过“上系统”来支持、落地、固化这些要求，这已经成为采购管理机构的深刻共识。但是，这并不意味简单的“线下流程线上化”就能够满足要求。对于大中型金融机构来说，经过多年发展，大多形成了较为复杂的应用体系，关键数据信息分散在不同系统中。这就要求金融采购的数字化要立足整体规划，解决好互联互通和数据共享，才能真正满足各种管理要求。对于中小金融机构来说，在复杂的采购制度体系和资源投入不足的矛盾面前，还存在数字化投入成本过高的问题。

 

电商采购的数字化挑战。因为电商的供应商仍然是通过公开招标而来，所以电商采购本质上仍然是集中采购。电商供应商提供了强大的数字化手段，在履约环节提供了产品丰富、价格透明、过程可追溯的采购体验，为小额、高频、标准化的采购提供了便捷手段。但市场不断变化，产品浩如烟海，电商产品的价格不断波动。如果没有强大的、高科技的价格监控手段，就无法确保电商供应商按照投标价格折扣履约。金融企业的部分经营单位以电商采购的名义，越过电商平台直接和电商上游供应商交易，打破了集中采购的制度约束，隐藏着合规与廉洁风险。面对自带科技基因的电商采购，金融机构必须强化数字化管理，以高科技对高科技，才能减少信息不对称，避免陷入“小米步枪”对“洋枪大炮”的尴尬，确保电商采购健康运行。

 

新技术的运用既是机遇也是挑战。特别是人工智能技术的突破，将为大部分存量数字化应用带来新的、甚至颠覆性的改变，人工智能驱动的新一轮的应用系统升级换代即将或者正在到来。采购也不例外，那些既往通过逻辑条件判断设定的功能模块，也可能升级成通过深度学习的方式提供决策。特别是对于那些已经有采购数字化基础的单位来说，如果采购信息数据已经有了一定的积累，就为后续的深度学习创造了基础，也很容易找到应用场景，通过

对既定功能的升级迭代提升功能体验和效能。

 

金融采购数字化的主要目标

 

结合金融采购工作的特征，其数字化目标主要体现在以下三个方面。

 

流程管控、数据共享。和制造业采购主要以工业品为主、办公用品为辅相比，当前金融业采购主要围绕金融科技软硬件产品及服务、办公用品、宣传品、营销品及员工福利展开，金融采购内部涉及几乎所有部门和分支机构，外部涉及众多合作供应商、招标代理机构。从涉及主体看，一个完整的采购过程，从立项、采购、评审、签约、履约管理，要经过需求部门、归口管理部门、采购部门、内外部专家评委、招标代理机构、供应商等众多角色。因此，采购数字化的一个重要目标就是实现工业级的互联，即借助计算机网络和系统将这些角色流程串接，实现采购流程的刚性固化，避免操作的随意性，降低合规风险，提高工作效率。实践中，通过与众多内外部系统的对接，实现采购系统和存量系统互联互通、数据共享。例如，与财务系统对接，实现采购与财务预算、支付结算互联共享；与办公OA系统对接， 实现审批流程的一致性，自动导入立项材料；与科技资源、审计监督等系统对接，实现与各专业条线管理联动；与政府工商信息系统对接，实现供应商不良信息监控，简化供应商入库登记流程；与外部电商销售系统对接，建立一致的购物体验；建立供应商门户网站，与供应商建立电子合同签约方式，提高签约效率；与外部专业采购门户网站连接，扩大采购公告等信息共享范围； 等等。

 

价值发现。理想的采购信息从一开始就要注意关键信息的结构化存储。这些关键信息包括供应商、商品、价格、投标过程等。关键信息的结构化存储为基于采购信息的价值发现奠定了基础。一方面是信息共享。数据共享本身就是价值。例如，企业集团的供应商信息共享。通过向全体用户提供360度的供应商视图，可以很方便地查询供应商的股权结构、公开的财务状况记录、全网投标记录、付款记录、年度履约评价、内部评级、不良处理记录等。使用单位不用像过去那样费时费力建立自己的供应商库，且供应商信息共享带来的规模效应将大大提高供应商信息的公信力和可信度，其价值是显而易见的。另一方面是数据挖掘。基于各种存量积累数据的挖掘，产生新的价值。例如，可以通过统计分析供应商历史投标信息，梳理中标次数高、中标金额高，或者对本机构财务依赖高的高依附度供应商强化管控，防止出现廉洁风险；在评标过程中，针对投标文件的文字描述、传输IP地址、文档作者等关键要素，建立针对性的围标串标识别模型；通过统计收集既往和当前的商品价格，为财务预算编制、评标过程、电商采购提供价格参考；等等。

 

知识共享。采购依法合规理念的宣贯和采购知识的共享和培训，是做好采购工作的必要组成部分。和一般的制度相比，采购制度更加严谨，具有很强的操作性和指导性，因此要强化采购制度的检查辅导，以及在采购管理监督中做到既要设路障，也要设路标，传递合规理念，加强交流宣传。此外，采购制度的建设和执行过程的管理，更多地是解决不能腐的问题，而不敢腐、不想腐的问题需要从强化执法、执纪惩戒，发挥震慑及警示作用，从思想意识层面来解决。这些都需要具有广泛受众的宣传沟通渠道。在互联网社交媒体日益成熟、广为覆盖的今天，建设网络宣传阵地，发挥门户网站、论坛、视频、动画、智能问答等各种数字化工具和传输媒介的作用，是容易被忽视但又非常重要的手段。

 

金融采购数字化的主要内容

 

金融采购数字化工作，需要建设好三个系统。

 

采购过程管理系统。采购过程管理系统主要解决从采购立项开始到采购完成、订立合同的全过程管理问题。主要包括以下几个方面的功能。一是采购流程管理。包括采购立项发起、审批，采购需求的编制，采购方案制定、审批，组织采购评审，采购结果审批，质疑投诉处理，移交采购档案等。二是合同管理。包括合同发起、制作、磋商、审批生效，合同临期管理等。三是供应商管理。包括供应商注册登记、360度信息共享， 供应商不良行为处理，履约评价，分级分类评价等。

 

采购履约商城。采购履约商城主要解决采购合同订立以后，为供应商履约提供数字化支持与服务问题。具体包括以下功能。一是电商商城。通过准入多家电商供应商，打通与电商供应商系统的连接，建立面向金融企业内部用户的电商商城。对于小额、零星、标准化的商品，通过电商商城下单的方式，为内部用户提供便捷、透明的采购体验。同时，通过打通商城和内部财务系统、固定资产管理系统的通道，实现电商采购从财务预算、立项、采购、验收入库、一直到付款结算的闭环管理。二是集中采购协议商城。以集中采购合同协议为锚，制作集中采购中标商品规格、价格和服务条款描述，在履约商城上架，用户通过商城下单的方式向供应商下达订单。履约完成后，采购需求单位通过商城完成履约评价、付款结算等动作。三是其他商城。结合不同的采购实际，建立商旅商城、协议酒店商城、福利商城、定制产品商城等，为用户提供个性化的采购服务。

 

电子招投标系统。电子招投标系统主要解决“采中”环节的数字化管理问题。满足招标、投标、开标、评标、定标等“采中”环节的无纸化操作需求。2013 年，国家发展改革委等八部门共同印发了《电子招标投标办法》，为电子招投标活动提供了依据与规范。2024年，《电子采购交易规范 非招标方式》（GB/ T43711-2024）的发布进一步丰富了数字化采购交易的采购方式。建立电子招投标系统，可实现采购评审环节全过程封闭管理，有效降低代理机构的操作空间，提高评审及磋商报价的效率。同时，根据电子招投标文件等结构化数据，建立系统评审风险预警和回标分析模型， 及时发现隐藏的围标串标迹象，以及供应商有意压低企业资质和项目业绩等内外部检查关注的重点问题。

 

做好以上三个系统的同时，还需要解决好和外围系统的对接适配。尽量减少人工干预，避免“数据孤岛”现象，是做好金融采购数字化的必要条件。

 

金融采购数字化需要重点把握的问题

 

做好数字金融的大文章，是一个技术活，但也不全是技术活。不仅需要提升数字化思维能力，也需要对不断演进发展的金融科技有一个客观全面的认识，把握好使用技术的尺度和火候，结合应用实际，坚持用户导向、结果导向找准最关键的问题，避免陷入过于追求技术完善而忽视效果的理想主义陷阱。就金融采购而言，做好数字化工作需要重点把握和注重以下几个方面的问题。

 

注重规划。综合金融行业发展、采购制度变化和信息技术的演进，系统性思考，确定功能和数据在不同系统间的摆布，坚持数据共享、系统互联，尽量减少系统间流程交叉、断裂或数据重叠，化繁为简，确定整体规划方向。按照一张蓝图绘到底的要求，沉下心来，不断丰富完善功能，久久为功。

 

注重数据资产的运用。善于用数据说话，习惯于以全量的数据分析取代传统的抽样调查，在大小决策之前，首先从对数据的精准分析中找线索、寻答案。注重数据资产的运用，做好采购数据的价值发现，将为提升采购工作质量带来根本性的变化。供应商投标行为、商品价格、投标业绩案例、电商采购订单等，都是沉睡的数据资产，为改善日常管理，提高采购质效，防范廉洁风险提供了强大的数据支撑。

 

注重用户体验。特别是在电商采购领域，受京东、淘宝等互联网电商的影响，用户普遍存在可选择手段多、耐心下降的特点。一个操作超过3个步骤，或者网络响应时间大于5秒，即可能引起用户的不满。必须牢固树立用户至上的理念，高度关注用户的使用体验， 将最丰富的功能蕴含在最简洁的操作功能中，将用户/ 客户是否满意、能否带来价值作为检验数字化是否成功的金标准。

 

注重信息安全。采购工作的特殊性决定了采购信息在一定时间范围内，具有高度的敏感性，而采购过程连接了金融机构内外部用户及系统，且时效性要求高， 增加了信息安全防范的难度。例如，在电子招投标领域，开标之前的投标文件的泄露或篡改，可能会对招标工作带来致命的影响。又如，评审完毕的采购方案在对外公告之前，也存在一定的敏感性。因此，在系统研发和软硬件部署过程中，需要高度注重信息安全，平衡好信息安全和使用效率的关系。

金融采购数字化的未来展望

 

金融采购的数字化工作是一个不断迭代演进的过程。随着越来越多的金融机构不断加大对采购工作的资源投入，在互联网、云计算的技术背景下，采购工作的数字化水平将沿着更加充分的互联互通和更加精细化、数据化的管理方向不断提高。

 

人工智能技术的应用。近年来，人工智能技术进入颠覆性、高速发展阶段。尽管人工智能在实际应用领域仍然处于落地见效的探索阶段，但是其想象空间是巨大的。大量的采购场景借助于人工智能技术，将得到飞跃性提升。例如，在评审过程中，如果基于小模型的深度学习能够落地，人工智能评委的出现或有可能取代人工评委，从而大大降低评审阶段的廉洁风险。即使不能完全替代人工评委，人工智能评委作为专家之一参加评审，对人工评委也将形成强大的制约作用。人工智能评委还可以在采购方案制作阶段，参与评分项的测试，为优化采购方案提供数据支撑。又如，在电商采购领域， 已经有案例支持商品搜索引擎借助人工智能技术，实现更加智能化的搜索。用户选择商品后，电商系统通过智能化筛选，自动推送相同或者相似的商品供用户选择。自动推送功能对防止“指定商品采购以套取费用”等违规行为发挥有效的作用。此外，在采购过程中涉及对投标文件中图片信息的识别、自动化的标书文件撰写、采购知识智能问答等方面，借助人工智能技术将变得更加精准、高效。

 

风险管理能力的跃升。随着采购数字化进程的推进，系统的互联互通和数据信息的积累共享，对供应商的采购行为管控将更加有效。未来的投标评审过程，将从基于纯粹的投标文件开展，逐步过渡到以“投标文件+数据底座”的采购评审模式开展。这些数据底座以采购的海量数据信息为基础，包括投标供应商的关联关系、财务信用状况、历史履约情况、投标文件的敏感性分析、对业绩案例的认证、投标的网络环境监测等。在“投标文件+数据底座”的采购评审模式下，围标、串标、业绩造假成本将大幅度提高。此外，随着数据的积累，在时间维度上，对供应商历史投标行为相关性监测分析成为可能，特别是对中标次数高、中标金额高、相同项目隐瞒业绩等情况的风险识别将更加便捷。

 

采购金融的发展。采购金融是指通过采购环节中的关键要素运用，如合同订单、履约付款，以及中标行为中隐含的企业信用等，为供应商提供订单融资、应收账款融资等金融支持服务。采购金融本质上是一种供应链金融。随着采购数字化的推进，采购金融的适用性将越来越强。主要原因体现在：一方面，采购信息的数据积累日益丰富，为银行机构正在推进的基于大数据的信贷模型建设提供了基础数据，这种模式将比传统的人工模式的订单融资、合同融资更加有效。在系统互联、数据共享的基础上，采购金融的信贷模型可以实现对合同、订单的执行全过程、动态的跟踪分析，信贷模型将更加精准、高效。另一方面，采购活动天生具有落地性、操作性。采购信息涉及的合同、订单、商品、支付结算等关键要素相比于其他信息更加真实、可信。这就决定了采购活动中的关键要素，同样也是供应链金融的关键要素。

 

在实际工作中，金融采购部门往往因职能定位和合规要求等原因，不愿意将采购信息作为采购以外的用途。一旦突破这个限制，站在金融服务实体的高度看， 采购金融或将面临更大的发展。

 

新的采购方式出现。根据《国有金融企业集中采购管理暂行规定》（财金〔2018〕9号），“国有金融企业集中采购可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价，以及有关管理部门认定的其他采购方式。”尽管“财金〔2018〕9 号”文对采购方式进行了明确且严格的限定，但是“有关管理部门认定的其他采购方式”仍然为采购方式的创新提供了制度依据。2024年4月，财政部发布的《政府采购合作创新采购方式管理暂行办法》（财库〔2024〕13号），为支持科技创新推出了新的采购方式。虽然以上采购方式只适用于中央和省级主管预算单位，但对金融机构创新采购方式仍然具有很强的示范作用。数字金融的内涵不仅仅是将传统的线下交易进行线上化改造， 数字金融本身也会催生新的金融服务模式，例如数据驱动的普惠贷款、互联网支付等。数字金融的这个特点同样适用于采购。目前“财金〔2018〕9号”文规定的六种采购方式，主要是基于传统的线下采购和甲方强势的假设。采购数字化的不断深入，为创新采购方式创造了条件。依托数字化高信息量、高效率交互、高透明度和跨越时空的特点，借助电子招投标系统，在遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益的前提下，创新采购方式在未来将成为大概率事件。 

 

（作者系交通银行财务管理部副总经理兼集中采购中心主任）

 

责任编辑：张志敏